Politique de confidentialité

Objet

Notre Politique de confidentialité a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle nous sommes tenus en application de l'article 12 du RGPD et de formaliser les droits et les devoirs de nos clients, prospects et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

Portée

Notre Politique de confidentialité a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives à nos clients, prospects et contacts.

Rouch Energies met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise.
Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Rouch Energies est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par Rouch Energies.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Rouch Energies ou par le biais d’un ou plusieurs sous-traitants spécifiquement désignés par nous.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Rouch Energies et ses clients, prospects ou contacts.

Principes généraux et collecte des données

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein de Rouch Energies concernant des données de clients, prospects et/ou contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Pour une bonne compréhension de la présente politique nous précisons les notions et concepts suivants :

Cookies
Voir sur ce point notre politique relative aux cookies.

Évènements
Manifestations physiques organiséess ou non par Rouch Energies auxquelles Rouch Energies participe ou que Rouch Enegies sponsorise. 
Les données sont généralement colletées lors de l’inscription à l’évènement (directement ou via un partenaire) ou lors de l’évènement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, ou tout autre moyen).

Médias sociaux
Toutes opérations de vente sociale, un procédé qui consiste à utiliser les réseaux sociaux dans les différentes étapes d'un processus de vente.
Cela comprend l'identification des prospects, la mise en relation, la diffusion d'informations qualifiées, la recommandation par des tiers, la veille concurrentielle, l'intelligence économique, etc..
Elles regroupent notamment le recueil de données liées à des inscriptions, posts, likes, commentaires, avis, etc.

Push media
Toutes démarches de nature commerciale et de suivi commercial.
Prospection, généralement par courrier électronique, SMS, téléphone, etc.
Les données sont collectées selon les cas d’usage en opt-in ou en opt-out.

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible à la date de rédaction de la présente politique de confidentialité (mai 2018).
Tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par une modification de la présente politique.

Type de données collectées

Les données collectées peuvent être de deux grands types : techniques et non techniques.

Données techniques :

• Données d’acceptation (clic)
• Données de connexion (logs et token notamment)
• Données d’identification (adresse IP)
• Données de localisation

Données non techniques :

• Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de devis, newsletter...
• Identité et identification (nom, prénom, civilité)
• Statut de propriétaire ou de locataire (uniquement déclaratif) : dans le cadre d'une demande de devis

Origine des données collectées

Les données relatives à nos clients, prospect et contacts sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).
La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs de Rouch Energies.
Dans ce cas, Rouch Energies prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées et de la qualité de la Politique de confidentialité du prestataire.

Finalités et bases légales

Selon les cas, Rouch Energies traite vos données pour les finalités suivantes :

• gestion de la relation clients
• gestion de la relation contact
• community management
• service client
• organisation d’évènements
• gestion des demandes de désinscription, réinscription et de désabonnement
• gestion des opt-in et des newsletters
• amélioration des services et enquête de satisfaction
• analyse comportementale et ciblage
• ciblage publicitaire et segmentation
• acquisition d’audience
• modération de commentaires sur les réseaux sociaux
• statistiques

Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime de Rouch Energies de disposer de données concernant ses utilisateurs, visiteurs, clients, prospects et contacts.

La relation de Rouch Energies avec ses clients reposera sur les conditions générales de vente acceptées lors de la signature du devis.
Lorsque c’est nécessaire, Rouch Energies recueille le consentement des personnes (ex : newsletter).

Destinataires des données : habilitation et traçabilité

Rouch Energies s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes :

• la direction générale,
• le personnel habilité des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques 

Destinataires externes :

• les partenaires, les sociétés extérieures 
• les organismes, les auxiliaires de justice et les huissiers, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances
• l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique
• le personnel habilité des sous-traitants

Les destinataires des données à caractère personnel des clients, prospects et contacts au sein de Rouch Energies sont soumis à une obligation de confidentialité.

Rouch Energies décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Rouch Energies n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients, prospects et contacts font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, Rouch Energies n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par Rouch Energies au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec Rouch Energies, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux contacts et prospects : 3 ans à compter de leur collecte par Rouch Energies ou du dernier contact émanant du prospect / du contact

Données relatives aux utilisateurs (internautes), dont les cookies : 13 mois à compter de leur collecte

Données techniques : 13 mois à compter de leur collecte

Données ciblage publicitaire : 13 mois à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.
Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Droit de confirmation et droit d'accès

Les clients, prospects et contacts disposent du droit de demander à Rouch Energies la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Les clients, prospects et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour
• être formulée par écrit à l’adresse suivante : Rouch Energies, 80 rue des Vignes, Zone de Patau, 09000 SAINT JEAN DE VERGES ou à l’adresse e-mail donnees.personnelles [at] rouchenergies.fr

Les clients, prospects et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Rouch Energies.
Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Rouch Energies pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le demandeur.

Si les clients, prospects et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients, prospects et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Mise à jour : actualisation et rectification

Rouch Energies satisfait aux demandes de mise à jour sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité. 

Droit à l'effacement

Le droit à l’effacement des clients, prospects et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients, prospects et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
• la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement
• la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Rouch Energies et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
• la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients, prospects et contacts sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

Droit à la limitation

Les clients, prospects et contacts sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Rouch Energies est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

Droit post-mortem

Les clients, prospects et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.
La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse donnees.personnelles [at] rouchenergies.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante 80 rue des Vignes, Zone de Patau, 09000 SAINT JEAN DE VERGES, accompagné d’une copie d’un titre d’identité valide et signé.

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients, prospects et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Rouch Energies explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

Droit d'usage

Rouch Energies se voit conférer par ses clients, prospects et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de Rouch Energies, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de Rouch Energies (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous-traitance

Rouch Energies informe ses clients, prospects et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Rouch Energies s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Rouch Energies s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même.
De plus, Rouch Energies se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Sécurité

Il appartient à Rouch Energies de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, que l'entreprise estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

• gestion des habilitations pour l’accès aux données
• mesures de sauvegarde interne
• processus d’identification
• conduite d’audits de sécurité
• l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information
• l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité
• l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité

Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Rouch Energies s’engage à en notifier la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients, prospects et contacts et que les données n’ont pas été protégées, Rouch Energies :

• en avisera les clients, prospects et contacts concernés
• communiquera aux clients, prospects et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires

Délégué à la protection des données

Rouch Energies a désigné un délégué à la protection des données (DPD).
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

• Nom : Florence Rouch
• Adresse e-mail : donnees.personnelles [at] rouchenergies.fr
• Tél : 05 36 33 01 10

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Rouch Energies saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les clients, prospects et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients, prospects et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

Registre des traitements

Rouch Energies, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Rouch Energies, en tant que responsable du traitement.
Rouch Energies s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients, prospects et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

• CNIL – Service des plaintes
• 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
• Tél : 01 53 73 22 22

Evolution

La présente politique de confidentialité relative aux données personnelles peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL  ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, prospects et contacts par tout moyen défini par Rouch Energies, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour en savoir plus

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : Rouch Energies, 80 rue des Vignes, Zone de Patau, 09000 SAINT JEAN DE VERGES ou sur donnees.personnelles [at] rouchenergies.fr 
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.